Z końcem 2015 roku cała korespondencja dotycząca projektów dofinansowanych z Unii Europejskiej musi mieć jedynie postać elektroniczną, a nie jak dotąd głównie papierową. Dlatego Urząd Marszałkowski pracuje nad nowym systemem informatycznym Regionalnego Programu Operacyjnego 2014-2020. - W rezultacie ubieganie się o wsparcie i realizacja projektów będą łatwiejsze - zapewnia Marszałek Sławomir Sosnowski.
Komisja Europejska (KE) przewiduje daleko idącą cyfryzację całego procesu realizacji programów operacyjnych w nowym rozdaniu funduszy europejskich. Zgodnie z unijnym prawem każda wymiana informacji między beneficjentami a instytucjami przyznającymi wsparcie ze środków europejskich będzie odbywała się z pomocą systemów elektronicznej wymiany danych. Na zapewnienie takiego sposobu komunikacji państwa członkowie mają czas najpóźniej do 31 grudnia 2015 roku. Urząd Marszałkowski, od 2013 roku, pracuje nad stworzeniem nowego Lokalnego Systemu Informatycznego (LSI2014), spełniającego wytyczne KE. Jego uruchomienie planowane jest w drugim kwartale 2015 roku.
LSI2014 będzie oferował więcej funkcji niż jego aktualna wersja. Będzie też lepiej zabezpieczony. Dane przechowywane będą m.in. na dwóch niezależnych serwerach, umieszczonych w różnych lokalizacjach. Do obsługi sytemu zostanie wykorzystana infrastruktura techniczna projektu Województwa Lubelskiego - Wrota Lubelszczyzny. Aby w pełni dostosować go do unijnych regulacji, trzeba spełnić szereg wymogów. - LSI2014 będzie m.in. gromadził wszystkie dokumenty związane z projektem w cyfrowej postaci. Wśród nich będą, np. formularze, załączniki i pisma, które drogą elektroniczną trafią do Urzędu Marszałkowskiego, Lubelskiej Agencji Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie i Wojewódzkiego Urzędu Pracy - wyjaśnia Michał Jakubas, koordynator prac nad Lokalnym Systemem Informatycznym w Departamencie Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym. Niektóre dokumenty papierowe, np. mapy, trzeba będzie wcześniej zeskanować lub sfotografować, a następnie przesłać za pośrednictwem LSI2014 do Urzędu Marszałkowskiego, LAWP, czy WUP.
Każdy beneficjent będzie mógł także założyć wirtualny katalog, w którym zostanie zgromadzona cała dokumentacja związana z jego projektem. W efekcie od momentu wypełnienia formularza z wnioskiem o dofinansowanie przez jego ocenę, przyznanie dotacji, proces rozliczania i kontroli, aż do ostatecznego zakończenia inwestycji wszelka korespondencja z instytucjami odpowiadającymi za Regionalny Program Operacyjny 2014-2020 (RPO 2014-2020) będzie odbywała się wyłącznie drogą elektroniczną, z wykorzystaniem LSI2014. Dotychczas, obok wersji cyfrowej, dokumenty dotyczące unijnych inwestycji musiały być dostarczone w formie papierowej. Średnio na jeden projekt przypadało kilkaset stron, zebranych w kilku lub kilkunastu segregatorach. Teraz zastąpią je pliki pogrupowane i przechowywane w elektronicznych katalogach.
Takie rozwiązanie znacznie uprości realizację projektów z RPO 2014-2020. Realizujący kilka projektów nie będą zmuszeni wielokrotnie składać tych samych dokumentów. - Jeżeli beneficjent dostarczył w ramach projektu dokument, który nadal jest dokumentem obowiązującym, nie będzie musiał dostarczyć go ponownie, np. ubiegając się o dofinansowanie innego projektu. Bez problemów odszukamy ten dokument, złożony wcześniej przez tego beneficjenta - zaznacza Michał Jakubas.
Cyfryzacja dotyczy też podpisów pod dokumentami. One także będą miały e-postać. - To sposób na sprawdzenie wiarygodności wnioskodawców. Musimy wiedzieć, czy osoba podpisana pod pismem jest do tego uprawniona - podkreśla Piotr Gałecki, członek zespołu zajmującego się tworzeniem LSI2014. Podpisem elektronicznym będą posługiwać się również pracownicy instytucji zaangażowanych w realizację nowego RPO. Aby złożyć podpis elektroniczny w LSI2014 konieczne będzie założenie konta w systemie Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP). - To bezwzględny wymóg. Bez niego nie będzie można korzystać z systemu. Osoby, które nie posiadają ważnego podpisu kwalifikowanego, równego podpisowi własnoręcznemu, będą musiały zaopatrzyć się w bezpłatny profil zaufany w systemie ePUAP - podkreśla Marcin Bartoszewski, jeden z projektantów LSI2014. Założenie konta w systemie ePUAP oraz posiadanie ważnego podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego ma więcej zalet. Pomaga m.in. w załatwieniu wielu spraw (nie tylko tych związanych z dotacjami unijnymi) w Urzędzie Marszałkowskim i innych instytucjach publicznych bez wychodzenia z domu. Instrukcja zakładania konta w systemie ePUAP znajduje się w zakładce „System informatyczny".
Portal finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2007-2013