Procedurę dotyczącą naboru i oceny wniosków o dofinansowanie w ramach RPO WL określa Instrukcja Wykonawcza Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Lubelskiego na lata 2007-2013. Zgodnie z Instrukcją wnioski, które wpłynęły w odpowiedzi na ogłoszone konkursy poddawane są ocenie formalnej w oparciu o kryteria brzegowe (dopuszczające) i kryteria poprawności.
Ocena formalna wniosków o dofinansowanie projektów dokonywana jest przez pracowników Oddziału Oceny Projektów w Departamencie Regionalnego Programu Operacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w terminie nie dłuższym niż 45 dni roboczych od dnia zamknięcia naboru wniosków. Ocena formalna wniosków przeprowadzana jest kolejno w oparciu o kryteria brzegowe (dopuszczające), a następnie w oparciu o kryteria poprawności. Pierwszym etapem oceny formalnej wniosku jest sprawdzenie czy wniosek spełnia wszystkie kryteria brzegowe (dopuszczające), zawarte w karcie oceny formalnej. Kryteria brzegowe muszą być spełnione bezwarunkowo, a ich niespełnienie powoduje automatyczne odrzucenie wniosku o dofinansowanie projektu. W przypadku, gdy projekt spełnia wszystkie kryteria brzegowe podlega ocenie w oparciu o kryteria poprawności. Ocena formalna w oparciu o kryteria poprawności dokonywana jest na podstawie listy sprawdzającej oceny formalnej – kryteria poprawności. Kryteria poprawności muszą być spełnione bezwarunkowo, ale ich niespełnienie nie powoduje od razu odrzucenia projektu. Na tym etapie możliwe jest uzupełnienie lub poprawa stwierdzonych we wniosku braków lub błędów. Po dokonaniu oceny formalnej wniosku, wnioskodawca otrzyma powiadomienie o wynikach oceny formalnej i zakwalifikowaniu wniosku
do oceny merytorycznej lub odrzuceniu wniosku – pismo informujące wnioskodawcę o odrzuceniu wniosku wraz z podaniem przyczyny odrzucenia.
Wnioski o dofinansowanie projektu pozytywnie ocenione na etapie oceny formalnej poddane są ocenie merytorycznej dokonywanej przez Zespół Oceniający (ZO) w terminie 45 dni roboczych od dnia zakończenia oceny formalnej.
Wnioski oceniane merytorycznie poddawane są kolejno ocenie wykonalności technicznej i finansowo – ekonomicznej, a następnie ocenie merytorycznej w oparciu o kryteria wyboru finansowanych operacji zatwierdzone przez Komitet Monitorujący RPO WL i zawarte w załączniku nr 7 Uszczegółowienia Programu.
Pierwszym elementem oceny merytorycznej wniosku jest sprawdzenie czy wniosek jest wykonalny technicznie i finansowo-ekonomicznie (ocena dopuszczająca). Ocena dokonywana jest w oparciu o kryteria techniczne i finansowo - ekonomiczne, zawarte w karcie oceny merytorycznej. Kryteria techniczne i finansowo-ekonomiczne muszą być spełnione bezwarunkowo, jednak ich niespełnienie nie powoduje
od razu odrzucenia projektu. Możliwe jest doprecyzowanie pewnych zagadnień przez wnioskodawcę lub dodatkowe wyjaśnienie pewnych nieścisłości – doprecyzowanie musi dotyczyć stanu zawartego w projekcie.
Kolejnym elementem oceny merytorycznej jest ocena projektu pod kątem kryteriów merytorycznych. Podlegają jej wszystkie wnioski o dofinansowanie, które pozytywnie przeszły ocenę techniczną i finansowo – ekonomiczną. Ocena merytoryczna wniosków jest oceną punktową i odbywa się zgodnie z kryteriami zawartymi w karcie oceny merytorycznej.
Końcową ocenę merytoryczną projektu stanowi suma średnich ocen z poszczególnych kryteriów merytorycznych do maksymalnej liczby punktów możliwych do uzyskania w ramach oceny merytorycznej projektu.
Maksymalna możliwa do uzyskania liczba punktów w ramach oceny merytorycznej projektu wynosi 80 pkt. Projekty, które uzyskały po ocenie merytorycznej co najmniej 60% maksymalnej liczby punktów, podlegają ocenie strategicznej. Natomiast wnioski, które uzyskały mniej niż 60% maksymalnej liczby punktów nie biorą udziału w dalszej procedurze konkursowej. Po dokonaniu oceny merytorycznej beneficjenci, których wnioski zostały odrzucone otrzymają pismo informujące o odrzuceniu wniosku wraz z podaniem przyczyny odrzucenia.
Wnioski o dofinansowanie projektu pozytywnie ocenione na etapie oceny merytorycznej poddane są ocenie strategicznej dokonywanej przez Zespół Strategiczny (ZS) w terminie 30 dni roboczych od dnia zakończenia oceny merytorycznej. Ocena strategiczna wniosków jest oceną punktową i odbywa się zgodnie z kryteriami zawartymi w karcie oceny strategicznej.
Końcowa ocena strategiczna projektu jest sumą średnich ocen z poszczególnych kryteriów strategicznych. Maksymalna możliwa do uzyskania liczba punktów w ramach oceny strategicznej projektu wynosi 20 pkt. Ocenę końcową projektu stanowi łączna suma punktów
z oceny merytorycznej i strategicznej.
Decyzję o wyborze projektów do dofinansowania podejmuje Zarząd Województwa Lubelskiego (ZWL) na podstawie listy rankingowej ustalonej po ocenie strategicznej projektów. Lista rankingowa, co do zasady jest wiążąca dla ZWL. ZWL podejmuje decyzję o dofinansowaniu projektów kierując się ilością punktów uzyskanych przez projekt oraz wysokością limitu środków finansowych
Portal finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2007-2013