RPO WL - Regionalny Program Operacyjny Województwa Lubelskiego 2007-2013

22-06-2010

Czy mógłby Pan w skrócie przedstawić jakie są podstawowe obowiązki sekretarza w belgijskiej gminie?

Andre Reuse, sekretarz gminy Hamme w Belgii: Każda gmina w Belgii musi mieć sekretarza. W większych miastach ma on również swojego zastępcę. Sekretarz  prowadzi i nadzoruje administrację gminą.Głównymi organami gminy są: wybieralna Rada Gminy – władza ustawodawcza, Zarząd Gminy, któremu przewodniczy burmistrz – władza wykonawcza i Kolegium Gminy składające się z radnych i wybranych kierowników wydziałów Urzędu Gminy. Kolegium to pełni funkcję konsultacyjną i doradczą dla Zarządu i Rady Gminy. Rada składa się z wybranych  reprezentantów, w Hamme jest ich 27. Zarząd liczy 7 członków. Wśród nich jest również sekretarz, lecz nie posiada on prawa głosu. Głównym zadaniem sekretarza jest kierowanie pracą urzędu, odpowiada za pracowników, wydziały oraz przygotowuje raporty dla Zarządu i Rady Gminy. Ponadto sekretarz odpowiada za organizację spotkań rady i kolegium. Sekretarz ma obowiązek podpisywać, razem z burmistrzem, wszystkie umowy i zobowiązania w imieniu gminy. Brak podpisu jednego z nich powoduje brak mocy prawnej takiego dokumentu. Wykonuje on swoje obowiązki w porozumieniu z poziomem politycznym czyli organami wybieralnymi Radą i Zarządem. W Belgi nikt nie podejmuje decyzji sam: przeprowadzamy wiele konsultacji, staramy się dochodzić do porozumień. Jako kierownik, sekretarz przewodniczy zespołowi zarządzającemu, jest członkiem jury w sprawach mianowania nowych pracowników, utrzymuje kontakty z wieloma organizacjami zewnętrznymi. Ponadto sekretarz jest odpowiedzialny za system kontroli wewnętrznej, który w ostatnim czasie jest znacznie rozbudowywany. Nie  pełni funkcji politycznej, stąd nie jest wybieralny. Jest menadżerem całej administracji, urzędnikiem państwowym z wykształceniem wyższym najczęściej prawniczym, mianowanym po  pozytywnym zaliczeniu egzaminów.

Jakie są według Pana, główne różnice pomiędzy funkcjonowaniem polskiej i belgijskiej administracji?

A.R.: Ku mojemu zaskoczeniu w Polsce nie ma kolegium. Macie wybieranego bezpośrednio burmistrza oraz zastępcę burmistrza. Uważam, że zaletą waszego systemu, jest to że burmistrz może podejmować decyzje szybciej. Z drugiej jednak strony, burmistrz ponosi odpowiedzialność za wszystkie ostateczne decyzje, które czasami są bardzo uciążliwe. Ponadto uważam, że macie mniej skomplikowaną organizacyjnie administrację, nie macie na przykład żadnej skomplikowanej kontroli wewnętrznej,  którą jak wiecie, teraz w Belgii wzmacniamy i rozwijamy. Poza tym występuje u was mniej skomplikowany system planowania. W Belgii mnogość systemów planowania i kontroli, złożone procedury i obwarowania prawne, mogą oczywiście pomóc uniknąć błędów. Z drugiej strony jednak, powoduje to spowolnienie pracy w poszczególnych wydziałach.

Które rozwiązania dotyczące funkcjonowania urzędu są warte polecenia nam jako dobre praktyki?

A.R.: Polecałbym raz w miesiącu spotkania kadry zarządzającej, może to sprawić wydajniejszą prace pomiędzy wydziałami. Interesujące mogą być także cotygodniowe raporty, w których pracownicy będą informowani o najnowszych  decyzjach, o rzeczach które muszą zrobić. Ale unikajcie zbyt wielu i zbyt długich spotkań: to może stać się stratą czasu. Warte pokazania są również procedury opracowane na wypadek stanów kryzysowych dotyczących bezpieczeństwa i finansów.

Co było dla Pana największym zaskoczeniem podczas krótkiej wizyty w Polsce?

A.R.: Widziałem piękną przyrodę, interesujące architekturę oraz kulturę. Spotkałem interesujących „pięknych ludzi” z wysokimi kompetencjami i wykształceniem, chociaż to akurat mnie nie zaskoczyło. Uważam również że większość ludzi jest ciągle mniej zamożna niż w Belgii, jednak z drugiej strony sądzę też,  że wasz kraj, a w szczególności wasz region, ma ogromne możliwości rozwoju. Posiadacie wystarczająco dużo terenów, które mogą być ważne dla rozwoju przemysłu. Posiadacie dobrze wykształconych ludzi, fakt ten jest również ważny dla rozwoju ekonomicznego oraz macie ogromny potencjał turystyczny.

Dziękuję za rozmowę.